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会展活动策划时间的确定

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会展活动策划时间的确定


会展活动策划展览中心应为各种会展活动提供一个合适的场地和舒适安全的环境,并在此基础上提供卓越和高效率的服务。

一、展场选择

用价参加展览会的最终目的是为了在该地区进行市场推广,所以一定要研究展览会的主办地及周边辐射地区是否是自己的目标市场,是否有潜在购买力,必要时可先进行一番市场

调查。选择一个适合的场地是主办单位、与会者和参展商共同的愿望。有很多因素必须在实地考察之后才能做出最合适的选择和决定。

 (一)影响展场选择的因素

 货1.人气指数会展就是要吸引观众,场地的位置往往对观众或参加者的吸引力产生重要影响,人气旺的地点会吸引更多的人来参加。

 2.目标受众或客户聚集度  目标受众或客户距离展览场地越近,越方便参加,就越能提高参与者的人数。

(二)空间与面积

 一般情况下,每一个摊位尺寸为3m x3m,  100个摊位需要90的净场地面积,再加上2.4m的展场通道,有时因为防火安全等方面的考虑需3m宽通道。因此通常展场空间计算大约为净面积的2倍,如上述90m的净空间,实际

 就需要1800m的展场面积。有时还得加上主办单位的场地或服务区等空间。

 大部分展场的简介中都有展览区的总面积。最好与曾经在该场地举办过展览的参展者交流一下相关情况。展览区太小会给以人拥挤、局促的感觉,而展览区太大又会给人一种冷清、人气不旺的感觉。因此选择一个大小适中的场地也是展览成功的一个因素。

 (三)展场租金

 展览场地不同其租金价格也有所不同。会展中心般收费标准是根据实际使用展场面积或每天使用净面积来确定。第一种计算方法按实际使用摊位的面积计算,不包括通道,展期是从设置摊位开始一直到展览结束后撒展为止; 后一种计算方式以每天使用的净面积的价格计算,对于进场布置块位或撤展则不予收费或以较低价格收费。一般情况下进场时间为2天,撤展时间为1天。

 但是在一些较高档的会展场所,如饭店或会议中心的展览以每一个摊位价或每天净面积价计算展览期间租金,布置摊位和撤展另外计算。也有些展场以每天或每半天来计算。在订立展场合约时,要注意对场租、进出场等方面的租金进行商谈。

 (四)展场设备

 展场的规格说明和各种设备的提供一是否有柱子、 楼梯间、出入口、天花板高度、灯光装置、冷暖气、地面承重和地面情况都要作为场地选择的重要考察因素。摊位平面图须明确标明柱子和其他障碍物,如出入口和楼梯等。

新式的展场通常没有障碍物,但是存在一些其他的问题,如会议中心天花板高度约为6m≈15m,甚至更高,饭店中心的宴会厅天花板高度约为4m~ 10m,而且有大吊灯。天花板太低会影响高度较高的设备,而且影响声音的发散。而展场地面的承重不同,又决定能否展出很重的设备。大部分展场地面为混凝土,有的铺地毯,地毯对吸音和观瞻方面都会产生良好效果。

 灯光、电力设备在展场是必须的,有些展览中所需的煤气、空调、冷热水、蒸汽、排水等各方面的参数也必须了解清楚,大部分展览场地、会议中心都会有详细的说明供参考。

 (五)展场人员的专业经验特

 展场业务人员会提供各种会场资料并提出建议。如果业务人员经验不足或对展场了解不够,则可能提供错误信息;如果会展中心服务协调人员有经验、有组织能力和容易沟通,则可以为选择者节省很多时间和精力,提高选择过程的效率,也会把可能发生的错误降到最低。

 其他人员如维护人员、餐饮人员、展场工作人员的素质都可能对展览的成功与否起到关键作用。

 (六)展场的环境

 展场在城市中所处的位置也常常影响参会者的判断及展览效果。 另外要特别注意展场的维修, 检查环境是否整洁。


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